SHE.TALKS school
SHE.TALKS blog
Зачем уметь вести деловую переписку?
Содержание:
Как вести деловую переписку на английском/немецком/французском
Наконец-то навыки письма вашему pen friend’у Бену пригодились?
В этой статье методисты SHE.TALKS разобрали, как правильно вести деловую переписку.
3
4
2
1
Структура переписки на французском языке
Структура переписки на немецком языке
Структура переписки на английском языке
Зачем уметь вести деловую переписку на иностранных языках?
Если вы умеете ясно и вежливо выражать свои мысли на иностранных языках, то можете:
  • эффективно взаимодействовать с партнёрами, клиентами и коллегами за рубежом;
  • выстраивать профессиональный имидж и увеличить карьерные возможности;
  • избегать недопониманий.
Зачем знать, как писать партнёрам на английском, немецком, французском, если им может написать Chat GPT? Написать-то он может, но за качество этой переписки, никто, пока не отвечает. Важно знать основные правила, чтобы нас поняли, приняли наши предложения и ответили на них.
Стандартная структура переписки на английском языке
Стандартное письмо состоит из обращения, вступления, основной части, заключения и завершения. В зависимости от языка, обращения и то, что мы пишем в главной части, будет отличаться. Пройдёмся подробнее по структуре письма на каждом языке.
1) Обращение
Формы обращения
Как и в русском, мы не можем обратиться к собеседнику просто по имени и отчеству. Чтобы выразить своё уважение, нужно использовать специальные формы обращения
2) Вступление
Ключевые фразы
Во вступлении описываем цель письма. Должно быть чётко понятно, о чём вы пишете.
3) Основная часть
Правила
В основной части мы даём ключевую информацию по нашему вопросу или проблеме. Соблюдайте эти правила, чтобы ваше письмо прочитали
5) Подпись
Как подписать письмо
В завершении письма мы подписываемся и выражаем надежду, что скоро получим ответ.
4) Заключение
В заключении мы благодарим за прочтение письма, приглашаем к ответу и выражаем готовность получить его. Оно не должно быть длинным — это формальность, которая заканчивает нашу мысль.

Обращение
Формы обращения
Как и в русском, мы не можем обратиться к собеседнику просто по имени и отчеству. Чтобы выразить своё уважение, нужно использовать специальные формы обращения
Вступление
Ключевые фразы
Во вступлении описываем цель письма. Должно быть чётко понятно, о чём вы пишете.
Основная часть
Правила
В основной части мы даём ключевую информацию по нашему вопросу или проблеме. Соблюдайте эти правила, чтобы ваше письмо прочитали
Подпись
Как подписать письмо
В завершении письма мы подписываемся и выражаем надежду, что скоро получим ответ.
Заключение
В заключении мы благодарим за прочтение письма, приглашаем к ответу и выражаем готовность получить его. Оно не должно быть длинным — это формальность, которая заканчивает нашу мысль.

Обращение
Ключевые фразы для вступления
Основная часть
В основной части мы даём ключевую информацию по нашему вопросу или проблеме. Соблюдайте эти правила, чтобы ваше письмо прочитали:
  • Письмо должно содержать персонализированный призыв к действию. После прочтения адресат должен понимать, что вы ему предлагаете, что у него спрашиваете и что ему дальше делать.
  • Не пишите слишком длинные, сложные и неактуальные предложения. С первых слов должно быть понятно, зачем отвечать на письмо и вести переписку.
❌ Further to our previous correspondence dated the 17th of April, which, as you may recall, referenced the initial stages of the now-postponed project proposal concerning the optimization of internal workflow processes, I would like to reiterate my interest in potentially reopening the dialogue at some undefined point in the future, should circumstances evolve to warrant such reconsideration.
  • Пишите тем, кому это интересно. Деловая переписка — это не только общение с коллегами, но и письма партнёрам с предложениями о сотрудничестве и продажей своих услуг. Если хотите предложить кому-то поработать вместе, убедитесь, что пишете правильному адресату.

За партнерства в компании может отвечать HR, менеджер или другой сотрудник — если у вас нет прямого контакта, напишите короткое письмо на общую почту, чтобы уточнить, к кому можно обратиться с вашим вопросом.

Попробуйте скрипты, которые используют в LinkedIn — они начинают сообщения с дружеской ноты и увеличивают шансы на ответ, если вы ещё не знакомы с человеком:

Подпись
В завершении письма мы подписываемся и выражаем надежду, что скоро получим ответ. Для этого используем Closing phrase + signature:
Оформление переписки на английском языке: тон и вежливость
Оформление абзацев
Абзацы должны быть четкими. Всю важную для адресата информацию располагайте в начале, чтобы не отнимать у него время, а затем приводите уточнения и нюансы.

Не используйте восклицательные знаки в переписке — это может выглядеть непрофессионально. Допустимо использовать восклицательные знаки в обращении и в завершении письма.
Вежливость
Вежливость — основа деловой переписки. Чтобы сделать предложения более вежливыми, используйте косвенный язык, смягчающие выражения (softeners) и формулы уважения. Даже если пишем с жалобой или напоминанием, деловая переписка требует нейтральности.

Примеры косвенных формулировок:
В деловом письме важны не только структура и смысл, но и пунктуационное и речевое оформление. Если адресат увидит сплошной текст без запятых, то, скорее всего, даже не возьмется за прочтение.
Собрали для вас шаблоны переписки
Типичные фразы и шаблоны переписки на английском языке
Цель вашей переписки может быть разной: предложение о сотрудничестве, уточнение вопроса или просьба о помощи. Собрали типичные фразы и формулы вежливости, которые можно использовать, чтобы на ваше письмо точно ответили.
Культурные различия: чего стоит избегать в письме на английском
Письмо американцу или англичанину
Письма англичанам и американцам тоже будут отличаться. Если отправляете письмо в США, используйте более неформальный стиль. Чётко опишите, что произошло и что вам нужно. Используйте меньше конструкций с would, could и might.
То, что в русской деловой переписке может считаться нормой, в английской может звучать слишком резко или неуместно.

Нужно понимать, какой тон использовать в письме: формальный или неформальный. То, что на русском может звучать формально, в других языках может иметь другой смысл.
Пример формального письма на английском языке
Пример менее формального письма
Пример формального письма на английском языке:

Пример менее формального письма на английском языке:

Часто используемые выражения
Полезные ресурсы и шаблоны для практики
Сайты:
Cambridge English Write & Improve — можно загрузить письмо и получить обратную связь
Grammarly — помогает выявить тон, вежливость и ошибки

Сборники шаблонов и лексики:
  • Email English by Paul Emmerson.
  • Oxford Handbook of Commercial Correspondence by A. Ashley.
  • Market Leader Vocabulary Practice File.
  • Collins Business Vocabulary in Practice.
— мы находимся не в своей языковой среде. Вспомнить всю лексику и правила иногда занимает драгоценное рабочее время.
Работать в иностранной компании или вести с ней деловую переписку сложно
Записаться на бесплатную консультацию
В SHE.TALKS мы учим деловому английскому
Готовим к job interview, рабочим конференциям, учим составлять письма и рабочие предложения. Записывайтесь на бесплатную консультацию по ссылке.
Стандартная структура переписки на немецком языке
В немецком языке есть чёткая структура, которой нужно придерживаться в написании формальных писем.
1) Обращение
Формы обращения
2) Благодарность и основная часть
Благодарим за письмо или приглашение, если мы пишем ответ. Сразу переходим к своей проблеме, жалобе или просьбе, если наше письмо первое.
3) Заключение
Ключевые фразы
Затем пишем заключение, где выражаем надежду на скорый ответ и заранее благодарим
4) Завершение
Как завершить письмо
Прощаемся, здесь тоже требуется специальное клише + полностью своё имя
1) Обращение
Формы обращения
2) Благодарность и основная часть
Благодарим за письмо или приглашение, если мы пишем ответ. Сразу переходим к своей проблеме, жалобе или просьбе, если наше письмо первое.
3) Заключение
Ключевые фразы
Затем пишем заключение, где выражаем надежду на скорый ответ и заранее благодарим
4) Завершение
Как завершить письмо
Прощаемся, здесь тоже требуется специальное клише + полностью своё имя
Обращения
Ключевые фразы для заключения
Завершение
В немецком есть правила пунктуации в письмах:
  • После обращения и в прощании ставим запятую.
  • В письме есть чёткое деление на абзацы: приветствие, введение/ благодарность, переход к проблеме/ ответы на вопросы, заключение/ прощание.
Оформление переписки на немецком языке: тон и вежливость
Выдерживайте письмо в едином стиле, не перепрыгивать с du на Sie и обратно, используйте формы вежливости Konjunktiv II:
könnten, würden, wären — могли бы, бы (вспомогательное слово для образования условного наклонения), были бы

Ясно и чётко выражайте свои мысли — немцы не любят додумывать. Если приводим своё мнение, то обязательно аргументируем — немцы любят логику.
Собрали для вас шаблоны переписки
Типичные фразы и шаблоны переписки на немецком языке

Цель вашей переписки может быть разной: предложение о сотрудничестве, уточнение вопроса или просьба о помощи. Собрали типичные фразы и формулы вежливости, которые можно использовать, чтобы на ваше письмо точно ответили.
Культурные различия: чего стоит избегать в письме на немецком
Не нужно писать слишком эмоционально, даже если это жалоба. Лучше начините с вежливой благодарности за услугу, а после перечисляйте минусы/ недостатки.

Обязательно используйте обращения Herr/Frau + научные степени.
Письмо немцу
Письмо немцу
В неформальной переписке действуют свои клише, они менее строгие, однако их тоже следует соблюдать. Начинаем с приветствия:

Hallo/ Hi/ Liebe Anna/ Lieber Max

Затем благодарим за письмо:

Vielen Dank für deinen Brief. Ich habe mich darüber sehr gefreut. — Большое спасибо за твое письмо. Я очень обрадовалась ему.

Спрашиваем Wie geht’s dir? (Как дела, что нового?) и уже переходим к теме письма. В конце выражаем пожелания на скорый ответ:

Ich hoffe, bald von dir zu hören/ Warte sehr ungeduldig auf deine Antwort — Надеюсь вскоре получить от тебя ответ/ Очень жду твоего ответа

И прощаемся:
Liebe Grüße/ Viele Grüße
Полезные ресурсы и шаблоны для практики
  • IONOS — цифровой путеводитель с практическими советами, как написать письмо правильно.

  • Studyflix — сайт с пошаговой инструкцией, как написать электронное письмо.

  • E-mails schreiben — видео, в котором проговаривают правила и приводят примеры писем.
Стандартная структура формальной переписки на французском языке
Формальная переписка обязательна для письма преподавателю, административного письма (в префектуру, мэрию) и мотивационного письма. В остальных случаях выбор формального или неформального письма зависит от цели и степени вашего знакомства.
1) L’en-tête (шапка)
Как написать шапку
2) Objet (тема письма)
Чтобы указать тему письма, то есть причину, по которой вы пишите, не используйте глаголы. Обычно используют существительные.

Objet : Demande d'information concernant les cours de français
3) Formule d’appel
(обращение)
Как написать обращение
4) Introduction
(введение)
Полезные фразы
В этой части необходимо снова указать, по какой причине вы пишите получателю.
5) Corps de la lettre
(основная часть)
Логические связки
В тексте письма изложите свою кандидатуру или мнение по определённому вопросу.
6) Заключение
(ожидания,
благодарность)
Полезные фразы
В заключении вежливо укажите, чего ожидаете от собеседника и поблагодарите его.
8) Signature
(подпись)
Здесь указываем имя, которое указывали в шапке и подпись.
7) Formule de politesse (вежливая концовка)
Полезные фразы
L’en-tête (шапка)
  • Вверху слева: имя и фамилия отправителя, адрес, почтовый индекс, город, номер телефона и email (по желанию).
  • Чуть ниже справа — вежливое обращение Monsieur / Madame + фамилия получателя, предприятие (если пишите туда), адрес, почтовый индекс, город и email (по желанию).
  • Если фамилия неизвестна, то напишите Monsieur / Madame + занимаемая должность. Например, Madame la Directrice des Ressources Humaines. Если вы не знаете получателя — вежливое обращение в шапке можно опустить, указав остальную информацию.
  • Под данными получателя — место и дата отправки: À Paris, le 9 juin 2025
Formule d’appel (обращение)
Если вы не знаете получателя, то используйте обращение:
Madame, Monsieur, … Всегда начинайте с Madame.

Если вам известен пол получателя/ должность/ фамилия, то начните письмо так:
Monsieur le Directeur, / Madame la Professeure, …
Introduction (введение)
В этой части необходимо снова указать, по какой причине вы пишите получателю. Полезные фразы:
Je vous écris au sujet de… — Я пишу вам по поводу…
en réponse à … — в ответ на…
Je me permets de vous écrire concernant… — Позвольте мне обратиться к вам по поводу…

Corps de la lettre (основная часть)
Заключение (ожидания, благодарность)

Formule de politesse (вежливая концовка)

Стандартная структура неформальной переписки на французском языке
1) Дата и место: Lyon, le 2 mai

2) Обращение:
Cher Paul, / Chère Julie, / Coucou ! (разговорное)

3) Основная часть — без строгих правил, часто с обращениями на tu

4) Завершение:
À bientôt !
Grosses bises, / Amicalement, / Bien à toi,

5) Подпись: Emma
Оформление переписки на французском языке: тон и вежливость
Оформление абзацев
Абзацы чётко разделяются: каждое новое сообщение с красной строки. Знаки препинания: перед «:», «;», «?» и «!» всегда ставится пробел (французская типографика).
Критерии «успешного письма»
  • Чёткая структура (причина, детали, просьба/ ожидание).
  • Уважительный тон и корректная формулировка.
  • Отсутствие избыточных эмоций или давления.
  • Грамотность и краткость.
Ошибки, из-за которых письма игнорируют
  • Слишком общий или неясный запрос.
  • Отсутствие обращения и прощания.
  • Пренебрежительный или фамильярный тон.
  • Использование сленга в официальной переписке.
Вежливость
В французском языке используются формулы уважения: Madame, Monsieur. Они всегда пишутся с заглавной буквы.
Используются вежливые формы: Je vous prie, Je vous serais reconnaissant(e). Глагол всегда согласуется с местоимением vous даже при личном общении.
Определённых правил, которые отличают переписку на французском от других языков нет. Но есть несколько пунктов, которые нужно учитывать, когда пишете французам.
Собрали для вас шаблоны переписки
Типичные фразы и шаблоны переписки на французском языке

Цель вашей переписки может быть разной: предложение о сотрудничестве, уточнение вопроса или просьба о помощи. Собрали типичные фразы и формулы вежливости, которые можно использовать, чтобы на ваше письмо точно ответили.
Культурные различия: чего стоит избегать в письме на французском
Избегайте:
  • Общения без приветствия или прощания воспринимается как грубость.
  • Использования tu вместо vous, если вы знакомы не близко.
  • Прямых указаний: вместо Envoyez-moi ça используйте Pourriez-vous m’envoyer… ?
  • Слишком эмоциональную лексику: французы ценят сдержанность.
  • Капслока и многоточий — это считается признаком неграмотности.
Полезные ресурсы и шаблоны для практики
Записаться на бесплатную консультацию
В SHE.TALKS есть занятия
для разных целей
Учите general и business english, французский, немецкий, а ещё — испанский и турецкий. На консультации менеджер выслушает ваши пожелания, вы вместе определите цели, а потом вам подберут самую подходящую teacher. Записывайтесь на бесплатную консультацию по ссылке.
shetalks-direct@yandex.ru
ИП ИВАННИКОВА АЛЕКСАНДРА АНТОНОВНА
ОГРНИП 323547600067892 от 26 апреля 2023 г.
ИНН 540702920745

по вопросам вакансий:
shetalks_hr@mail.ru

ALL RIGHTS RESERVED Ⓒ 2025
ALEXANDRA IVANNIKOVA
telegram
УСЛОВИЯ ВОЗВРАТА ДЕНЕГ
обработка персональных данных
ЛИЦЕНЗИЯ
пробное занятие по другому языку:
пробное занятие по английскому:
Записаться
Записаться
Запись на самые тёплые занятия английского
Занятия в нашей школе можно посещать только с 18 лет. Заполните короткую форму, и наши managers свяжутся с вами в течение суток.
Если вы нажали «Отправить», но с вами не связались, возможно, форма до нас не дошла — в таком случае, пожалуйста, напишите нам в Telegram. Благодарим и с нетерпением ждём самой теплой встречи!
Запись на самые тёплые занятия иностранных языков
Если вы нажали «Отправить», но с вами не связались, возможно, форма до нас не дошла — в таком случае, пожалуйста, напишите нам в Telegram. Благодарим и с нетерпением ждём самой теплой встречи!
Занятия в нашей школе можно посещать только с 18 лет. Заполните короткую форму, и наши managers свяжутся с вами в течение суток.